Podcast über Business Continuity Management (BCM)

Im Podcast-Interview

Thorsten Cousin

Thorsten Cousin
Management Berater und Trainer
der BPM&O GmbH

Claudia Boox
Marketing
BPM&O GmbH

Der Podcast

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Das volle Interview in Leseformat

Business Continuity Management – Warum Sie jetzt Business Continuity Management (BCM) in ihre Prozesse integrieren sollten

Claudia Boox
Herzlich Willkommen zu unserem heutigen Podcast! Ich finde es ganz spannend heute über ein Thema zu sprechen, welches aktueller nicht sein kann. Durch den 2. Lockdown Light müssen wieder viele Firmen sehr kurzfristig reagieren. Mitarbeiter gehen wieder ins Homeoffice, Restaurants bieten nur noch Take-Away an, Schutzmaßnahmen werden wieder hochgefahren. Sicherlich gibt es in einzelnen Branchen noch ganz spezielle Veränderungen, die wir hier gar nicht alle auflisten können.
Bestenfalls haben sich die Unternehmen schon im Vorfeld Gedanken gemacht und Vorsorgemaßnahmen getroffen.
Haben wir genug Desinfektionsmittel?
Haben alle Mitarbeiter einen Laptop?
Das Prozessmanagement sieht in diesem Fall vor, dass ein Alternativprozess durchlaufen wird, wenn der rote Button zum Lockdown gedrückt wird. Dem Unternehmen ist es so möglich, den Betrieb von heute auf morgen trotz wesentlicher Veränderungen aufrecht zu erhalten. Dies nennt man Business Continuity Management, kurz BCM.
Jemand, der sich sehr viel mit BCM beschäftigt hat, ist Thorsten Cousin. Ein neuer Berater der BPM&O. Hallo Thorsten!

Thorsten Cousin
Hallo Claudia. Es ist schön, mit Dir über dieses Thema sprechen zu können.

Claudia Boox
Thorsten, Du bist seit über einem Monat bei der BPM&O. Was hat Dich dazu bewogen, zur BPM&O zu wechseln?

Thorsten Cousin Nachdem fünf Jahre bei Deloitte im Prozessmanagement gearbeitet habe, dieses mit aufgebaut und zuletzt auch verantwortet habe, wollte ich mich noch tiefer den spannenden Themen Prozessmanagement und integrierten Managementsystemen widmen und meine Erfahrungen mit anderen Menschen und Firmen teilen. Als „Zwischenschritt“ habe ich zunächst zwei Jahre beim BPM-Toolhersteller Intellior als Berater und Projektleiter gearbeitet. Dies hat mir bereits einen erweiterten Blick auf das ganze Thema ermöglicht und ich konnte in zahlreichen Kundenprojekten noch tiefer in die ganze Thematik einsteigen. Allerdings musste ich auch feststellen, dass man als Toolhersteller meist erst in Projekte eingebunden wird, wenn das Prozessmanagement weitestgehend aufgesetzt ist und „nur noch“ in ein Tool integriert werden muss. Daher habe ich als möglichen Schritt für mich nur einen Wechsel zu einer toolneutralen Beratung gesehen, und wohin sonst, wenn nicht zur BPM&O?

Claudia Boox
Auf einem Gebiet bist Du sicherlich kein Anfänger mehr – bei dem Thema BCM oder Business Continuity Management oder auf deutsch betriebliches Kontinuitätsmanagement. Ich habe anfangs schon versucht zu erklären, was dies bedeutet. Kannst Du es nochmal mit deinen Worten erklären?

Thorsten Cousin Das Business Continuity Management setzt sich mit der Entwicklung von Strategien, Plänen und Handlungsalternativen auseinander, die dem Fortbestand der Handlungsfähigkeit von Unternehmen dienen und betrachtet dabei nicht nur die Risiken und deren Reduzierungspotential wie es z.B. im risikobasierten Ansatz der aktuellen ISO9001:2015 gefordert wird. Ein Business Continuity Management geht aber noch weiter und betrachtet neben der reinen Risikobewertung auch mögliche Handlungsalternativen, die beim Eintreten eines Krisenfalls angewendet werden können und unter Berücksichtigung von Prioritäten eine schnelle Wiederaufnahme der Unternehmensprozesse gewährleisten.

Claudia Boox
Ein spannendes Thema, insbesondere weil es in diesen unsicheren Zeiten höchste Priorität erfährt. Beim Thema BCM spielt ja auch die ISO22301 eine wichtige Rolle, um BCM in einem Unternehmen zu integrieren, wie Du mir erklärt hast. Auch Google Trends zeigt an, dass dieser Begriff sehr viel mehr bei Google eingegeben wird als sonst. Aber eigentlich zu spät. BCM wirkt nur, wenn es proaktiv eingesetzt wird, also vor einem eintretenden Ereignis. Wieso hatten die Unternehmen BCM nicht auf dem Plan? Bestenfalls schon 2019?

Thorsten Cousin
Wie heisst es hier in Köln? „Et is noch immer jot jejange!“ *lach*, Nein, im Ernst, ich glaube man kann gar nicht sagen, dass Unternehmen BCM nicht im Blick hatten und haben, aber oftmals werden nur Teilaspekte betrachtet. Meist wird BCM als IT-Thema gesehen und nur betrachtet, was z.B. passiert, wenn ein Server oder ein Rechenzentrum ausfällt, operative Aspekte werden da oftmals vernachlässigt. Selten werden auch schon Prozesse mit bewertet, um auch Priorisierungen und Reihenfolgen abzuleiten, welche Prozesse mit welcher Priorität wieder verfügbar sein müssen, um das Kerngeschäft weiterhin lauffähig zuhalten, oder schnell wieder „ans Laufen“ zu bekommen. Durchgängig findet man dies über alle Kernprozesse allerdings auch heute noch sehr selten vor, was sich vor allem in der ersten Welle gezeigt hat und viele Unternehmen sich selbst erst einmal orientieren und Handlungs-, bzw. Prozessalternativen finden und ausrollen mussten. Mit vorgedachten Lösungen und Handlungsalternativen können diese Aufwände deutlich reduziert werden und eine Wiederaufnahme des Betriebes beschleunigt oder gar ein reibungsloser Fortbestand gewährleistet werden.

Claudia Boox
Thorsten Du empfiehlst, das BCM mit den Prozessen zu verknüpfen. Das musst Du jetzt wahrscheinlich sagen, weil du bei der BPM&O arbeitest (lacht). Aber im Ernst, denkst du das wirklich? Warum macht das Sinn?

Thorsten Cousin Tatsächlich haben wir das bei der BPM&O bereits im Kern unserer Konzepte berücksichtigt und z.B. im Kennzahlenkompass mit verankert. Da BCM in den Prozessen auf die Stabilität einzahlt macht es ausdrücklich Sinn, diese Thematik mit den Prozessen zu betrachten und zu verknüpfen. Mit einem etablierten BCM können viele Szenarien bereits vorgedacht und somit auch Risiken für einen Totalausfall reduziert werden. So können bei unternehmenskritischen Prozessen Varianten erarbeitet, dokumentiert und au vorab verprobt werden, die in einer Krisensituation greifen und man „nur“ einen Hebel umlegen muss und direkt agieren kann, ohne sich zunächst über die Situation und deren Auswirkungen bewusst zu werden und sich erst nachträglich mit möglichen, alternativen Prozessabläufen auseinanderzusetzen. Damit wird eine Prozessstabilität gewährleistet, die auch unter kritischeren Bedingungen die Aufrechterhaltung des Kerngeschäftes sicherstellt.

Claudia: Kannst Du uns ein Beispiel nennen? Was hätte besser laufen können, wenn ein Unternehmen BCM integriert hätte vor dem Lockdown?

Thorsten Cousin Ein Beispiel habe ich im Austausch mit einem Kunden erfahren, dessen Arbeitsort, so wie fast alle seiner Kollegen und Kolleginnen, vor dem ersten Lockdown ausschließlich innerhalb der firmeneigenen Büros war. Auch die ganze IT-Infrastruktur war auf ein firmeninternes Netzwerk ausgelegt. Als die Mitarbeiter dann ins Homeoffice wechselten, hatte man zunächst mit massiven Performance- und Zugriffsproblemen zu kämpfen, da der Internetanschluss der Firma gar nicht für eine solche Datenmenge ausgelegt war und auch die Systemzugriffe gar nicht für einen externen Zugriff konfiguriert waren. Somit hatten viele der Mitarbeiter zuhause meist eine schnellere Internetleitung als die der Firma, was ganz unmittelbar zu einem Flaschenhals wurde und über einen großen Kraftakt erst einmal behoben werden musste, um die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter von zuhause zu gewährleisten. Bis dann die vollständige Arbeitsfähigkeit wiederhergestellt war, wurden einige Wochen Nacharbeiten benötigt.

Claudia Boox
Also Thorsten glaubst du, dass solche Probleme in Firmen verhindert werden können, wenn im Vorfeld ein Business Continuity Management aufgesetzt wird?

Thorsten Cousin
Viele Szenarien wären mit einem BCM sicherlich abgedeckt und optimalerweise werden auch so „abwegige“ Themen wie eine Pandemie und die damit verbundene Arbeitsfähigkeit mit betrachtet. Ich bin daher schon überzeugt, dass ein etabliertes BCM Firmen dabei maßgeblich unterstützen kann, die betriebliche Arbeitsfähigkeit der Kernprozesse sowie der relevanten Management- und Unterstützungsprozesse zu sichern und schnelle Arbeitsalternativen bereitzustellen. Letztendlich zeigt uns gerade, dass Firmen auf die zweite Welle und einen weiteren „Soft-Lockdown“ besser eingestellt sind, als es noch beim ersten Lockdown war, da sie nun vorbereitende Maßnahmen treffen, und so die Arbeitsfähigkeit sicherstellen konnten und wenn dies konsequent vollzogen wird, zahlt das in großem Maße auf die Prozessstabilität des Unternehmens ein.

Claudia Boox
Dann wünsche ich Dir, lieber Thorsten, einen weiteren guten Start bei der BPM&O und vielen Dank für dieses Gespräch. Gerne können Sie mit der BPM&O zu diesem Thema Kontakt aufnehmen und einen kostenlosen Termin vereinbaren. Klicken Sie ganz einfach auf den Termin Button auf dieser Podcast Seite.

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