5 FAQs zur Prozessautomatisierung
Im Zeitalter der Digitalisierung führt kein Weg daran vorbei, Prozesse digital zu erfassen. Dies soll vor allem dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen. Wenn die Prozesse einmal digital festgehalten wurden, ist der nächste Schritt die Automatisierung. Im Zuge dessen treten häufig dieselben Fragen auf.
Einen Prozess zu digitalisieren, bedeutet, diesen – vorzugsweise in einem BPM Tool – digital zu erfassen. Dies ist die Voraussetzung dafür, den Prozess anschließend automatisieren zu können. Automatisierung heißt, entweder einzelne Aktivitäten eines Prozesse oder den gesamten Prozess ohne Interaktion eines Anwenders ablaufen zu lassen. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig und führen zu einer Entlastung der Mitarbeiter*innen (z.B. Aggregierung und Aufbereitung von Daten aus verschiedenen Systemen, welche für eine Aktivität benötigt werden, automatischer Mailversand, Prüfung von Vorgängen nach bestimmten Kriterien, etc.)
Generell kann man sagen, dass jeder Prozess digitalisiert werden kann und dafür geeignet ist. Durch die Digitalisierung können automatisch Prozesskennzahlen erhoben werden, welche die Prozessleistung und -qualität objektiv messbar machen. Aktuelle Prozesskosten können daraus errechnet und wenn gewünscht, auch Service-Levels definiert werden. Nachweisbar steigt die Prozessqualität und die Fehlerrate sinkt. Ihre Mitarbeiter*innen sind schneller handlungsfähig und werden durch den Prozess geführt.
Auf der einen Seite sollten Prozesse zuerst optimiert werden, denn ein schlechter Prozess bleibt auch digital ein schlechter Prozess. Der Aufwand, den schlechten Prozess digital zu erfassen und danach im Tool abzuändern, ist deutlich höher als zuerst über die Optimierung nachzudenken und dann den finalen Prozess zu digitalisieren. Auf der anderen Seite kann es durchaus sinnvoll sein, einen Prozess zuerst zu digitalisieren, denn daraus ergeben sich bereits die vorgenannten Vorteile und die Möglichkeit, anhand der gewonnen Kennzahlen ggf. Optimierungspotenzial festzustellen. Die Prozessqualität kann so viel gezielter gesteigert werden.
Voraussetzung zur Automatisierung von Prozessen ist, dass der Prozess oder Prozessschritte bereits digitalisiert worden sind. Es ist aber nicht zwangsweise sinnvoll, einen kompletten Prozess zu automatisieren. Unter Umständen macht dies nur für ausgewählte Aktivitäten eines Prozesses Sinn, wenn dabei die Mitarbeiter*innen auch eine Entlastung erfahren. Welche Automatisierungspotenziale ein Prozess bietet und welche Technologie (RPA, WFMS oder eine Kombination von beiden) dafür am besten geeignet wäre, sollte im Einzelfall betrachtet werden.
Eine Übersicht über BPM Tools finden Sie auf der Seite der BPM Expo unter BPM Tools. Auf der Seite kann man nach Tools für Process Mining, Prozessmodellierung und Workflowmanagement filtern. Zum Thema RPA haben wir eine ausführliche Seite inklusive Toolanbietern erstellt.
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