Drei Rollen, die Sie im Prozessmanagement nicht mehr brauchen

Ja, es gibt eine Abteilung mit diesem Namen, die hat Mitarbeiter und einen Leiter und einen Werkstudenten gibt es auch. Aussagen wie „Das passiert dann im Rechnungswesen“ rechtfertigen aber nicht, eine Rolle so zu bezeichnen. Außerdem sind sie meist grob verallgemeinernd, denn für eine spezifische Aufgabe kommt es schon darauf an, wer im Rechnungswesen diese übernimmt. Klarer wird das Bild, wenn wir einzelne Prozesse wie „Eingangsrechnung verbuchen“ oder „BWA vorbereiten“ betrachten. Aus den dort erkennbaren Aufgabenbündeln kann man eine passende Rolle ableiten, auch wenn sie schwer zu benennen ist. Sie heißt vielleicht „Ersteller Monatsbericht“ oder „Mitarbeiter Rechnungswesen“ (seufz!). Schön ist das nicht, aber wenigstens kein Abteilungsname.

Was mögen das für Aufgaben sein, die von so unterschiedlichen Menschen geleistet werden? Die Vermutung liegt nahe, dass es sich um eher einfache Aufgaben handelt, die so ziemlich jeden treffen können, wie z.B. eine Lieferantenrechnung über 10.000 Euro freizugeben. Die entsprechende Rolle heißt dann „Freigebender“ und der Prozess definiert, wie das Freigeben unter und über 10.000 Euro läuft. Der Prozess definiert nicht, wer wann die Rolle „Freigebender“ wahrnimmt. Besetzungsregeln für Rollen in Rollenbezeichnungen zu kodieren, klappt in der Regel nicht. BPM-Toolhersteller, die es ermöglichen, dass eine BPMN-Schwimmbahn mit mehreren Rollen belegt wird, könnten überlegen, wie sich Besetzungsregeln transparent modellieren lassen. (Malte ist der Enkel des Geschäftsführers)

Kommt in keinem Prozessdiagramm vor, genießt aber höchste Wertschätzung. Wenn sich jemand Ziele setzend und messend, analysierend und optimierend um einen Prozess kümmert, dann haben wir einen verdienten Prozessmanager vor uns. Wenn jemand aber bei einzelnen Prozessdurchläufen weiterhilft und einspringt, wenn etwas liegenbleibt, die Aufgaben eben mal schnell anders erledigt oder am besten gleich alles selber macht, sind Token-Stupser oder Helikopter-Manager am Werk. Im schlimmsten Fall herrscht pure Anarchie. Natürlich mit den besten Absichten. Verlagern wir doch bitte einen Teil des Engagements in klare Prozesse, Arbeitsteilung, Eigenverantwortung und Disziplin!