5 Thesen zu RPA und deren Antworten

1. Mit RPA lassen sich Prozesse vereinfachen und digitalisieren

Haben Sie einen nicht gut funktionierenden analogen Prozess, erhalten Sie mit RPA einen nicht optimal funktionierenden digitalen Prozess. Eine Verbesserung wird somit nicht automatisch durch den Einsatz von RPA erzielt.
Weiterhin ist nicht jeder Prozess für eine Umsetzung mit RPA gut geeignet. Hier sollte man Prozesse nach bestimmten Merkmalen auswählen:

1. Viele Wiederholungen
2. Geringe Ausnahmequote
3. Keine erforderlichen Systemänderungen und ggf. regelbasiert

Vorher tut man gut daran, die Prozesse zu analysieren und bei Bedarf zu optimieren, damit RPA sinnvoll und erfolgreich eingesetzt werden kann.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, lassen sich Prozesse tatsächlich vereinfachen und digitalisieren.

2. Mit RPA lässt sich die Qualität erhöhen und Prozesskosten senken

Monoton in hoher Anzahl zu wiederholende Vorgänge führen häufig zu nachlassender Konzentration bei den Mitarbeitern. Nicht selten passieren Tippfehler, Falscheingaben oder es werden Vorgänge unvollständig bearbeitet und führen zu Kundenreklamationen. Viele zu wiederholende, administrative Aufgaben werden häufig von den Anwendern als sehr lästig empfunden.

Durch den Einsatz von RPA kann hier die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden. Roboter führen dieselbe Arbeit immer auf die gleiche Art aus. Weiterhin werden alle Tätigkeiten protokolliert, was eine steigende Compliance bewirkt. Bei erhöhtem Arbeitsaufkommen kann relativ einfach skaliert werden bzw. die erhöhte Last auf mehrere Rechner/Server verteilt werden.

Erfahrungsgemäß werden die Prozesskosten gesenkt und die Reklamationsraten gehen zurück. Jedoch werden die von den RPA zu bedienenden IT-Systeme gewartet und durch Updates verändern sich oft Oberflächen, Namen von Feldern, was eine Anpassung des Roboters zur Folge haben kann (Betriebskosten).

3. Insourcing durch RPA

Durch den Einsatz von RPA können teilweise extern vergebene Aufgaben flexibler, meist kostengünstiger und schneller wieder im eigenen Unternehmen bearbeitet werden. Schnittstellen können reduziert und Kommunikationswege verkürzt werden.
Auch hier sind sauber dokumentierte Prozesse die Basis, um einen Kosten-/Nutzenvergleich zwischen externer und interner Bearbeitung zu ermöglichen.

4. Roboter benötigen „saubere“ Daten und sind dumm

Ähnlich wie ein Industrieroboter führt auch ein Softwareroboter nur exakt die Schritte aus, die vorher definiert wurden. So wie ein Industrieroboter, welcher mit einem falsch gefrästem Teil Ausschuss produziert, wird eine von einem Softwareroboter falsch adressierte Rechnung, Ärger und teuren Nachbearbeitungsaufwand zur Folge haben.
Derzeit erhält zwar KI immer mehr Einzug in RPA, jedoch wird ein Mensch ein z.B. ausgeblichenes oder mit teilweise unplausiblen Daten versehenes Dokument verarbeiten können, ein Roboter eher nicht. Eventualitäten sollten im Vorfeld bekannt und deren Bearbeitung definiert sein.

5. RPA reduziert Arbeitsplätze

„Erst lerne ich den Roboter an, dann werde ich gekündigt.“ Diese Angst haben viele Mitarbeiter und sollte bei einer Einführung von RPA unbedingt ernst genommen werden. Hier sollten die Mitarbeiter im Rahmen eines vernünftigen Change-Managements einbezogen werden. Die mit der Einführung von RPA verbundenen Unternehmensziele sollten für die Mitarbeiter transparent und klar formuliert sein.
Das Gegenteil ist sogar der Fall, sagt Andreas Roth von der BPM&O: „Bei einer richtigen Einführung von RPA steigt sogar die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich, da langweilige, monotone und ständig wiederkehrende lästige Tätigkeiten entfallen und sich die Mitarbeiter wieder auf wirklich wichtige Dinge konzentrieren können.“